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パソコンの「困った!!」助け舟 Excel

表の一行おきに薄い色を付けたい

大きい表の場合にデーターを見誤らないように、横に色分けをしたいときがあります。該当の行を選択して、[ホーム]タグの[フォント]グループの[塗りつぶし]コマンドで色を選んでも出来ますが、表が大きくなると繰り返す作業が大変です。

マクロを作ることができる人は、繰り返しの作業はキー記録などして簡単なマクロを作ってしまいたいところだと思いますが、ここではExcelの機能の条件付き書式と関数を使ってみます。

考え方

Excelに限りませんが、何か面倒なことをやるときには、「出来ること」を組み合わせて「最終的に目的を達成出来ればよい」とします。そのために目的達成までの過程を「出来ること」で幾つにでも分けて考えます。場合によっては新しい「出来ること」を増やすことが出来ます。

条件付き書式

Excel2007では条件付き書式もかなり進化してきました。セルが一定に条件に該当したらそのセルにあらかじめ定めた書式を適用させます。

[ホーム]タグの[スタイル]グループの[条件付き書式]をクリックすると、ブルダウンメニューが出て簡単に設定できるようになっています。どの機能を使ったらよいかわからないので、[新しいルール]をクリックすると、基本的な条件付き書式を設定できる「新しい書式ルール」ダイアログボックスが現れます。

[ルールの種類を選択してください]では、[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選択してみます。すると下の[ルールの内容を編集してください]が変わり、条件の数式を入れるところと、適用させる書式を設定するところが現れます。

これで大体の道筋が理解出来ました。

「一行おき」という条件

Excelの表には、行は数字で列はアルファベットで番号がついています。「一行おき」ということは、行番号が奇数か偶数のいずれかを選べば良い訳です。

セルの行番号を知る関数は、[ROW関数]です。セルに引数を入力しないで[=ROW()](小文字でも良い。必ず半角)と数式を入力すれば、そのセルの行番号を表示します。
引数にセル範囲を入力すると入力されたセルの行番号が表示されます。

そのセルの行番号が奇数か整数かを判断するには、行番号を2で割って余りが「1」の時は奇数で、「0」の時は偶数です。どちらかを選べば「一行おき」になります。

割り算の余りを調べる関数は、[MOD関数]です。[MOD(数値,除数)]が書式です。数値には行番号のROW関数を使い、除数は「2」です。

実際の作業

  1. セルに色を付けたい範囲をドラッグして選択する。
  2. [ホーム]タグの[スタイル]グループの[条件付き書式]コマンドをクリック。
  3. ブルダウンメニューの[新しいルール]をクリック。
  4. 「新しい書式ルール」ダイアログボックスの[ルールの種類を選択してください]で、[数式を使用して、書式設定するセルを決定]を選択
  5. 下の[ルールの内容を編集してください]で、[次の書式を満たす場合…]のテキストボックスに(行番号が奇数の場合)「=MOD(ROW(),2)=1」と入力。
    行番号が偶数の場合は「=MOD(ROW(),2)=0」
  6. [書式]ボタンをクリックして薄い色を選択。[プレビュー]で色を確認して、[OK]ボタンをクリック。

参考:Excelのヘルプ

Excelの関数は沢山あって記憶できないので、必要な時に調べることになる。Excelに用意されているヘルプを活用したい。

ヘルプの表示

Excel 2007/2010 では、タイトルバーの下のタグが並んでいる右端の[?]マークをクリックすると、ヘルプが表示される。Excel 2013 では、タイトルバーの右側[リボンの表示オプション]の左[?]マーク
Excelが開かれているときにF1キーを押してもヘルプが表示される。

「サポートが必要ですか? 」と検索のキーワードの入力を求められるときは、検索するとMicrosoftのWebページ Office Onlin に接続される。パソコンにインストールされているヘルプを調べる時は、画面右下の[Office Onlin に接続]と表示されているところをクリックして、メニューの[このコンピュータ上のコンテンツのみを表示する]をクリックする。Excel 2013 では、題名の「Excelヘルプ」の右のボタン(小さい▼)をクリックして[コンピューターのExcelヘルプ]を選択。

Excel全体のヘルプの目次が表示されるので、[関数リファレンス]をクリックすると関数の一覧や関数ごとの利用方法を調べることが出来る。Excel 2013 では、オフラインでも検索ボックスで検索する。
逆に「Excelヘルプと使い方」という画面でExcel全体のヘルプの目次が表示されるときは、右下の[オフライン]をクリックしてメニューの[Office Onlin のコンテンツを表示]を選ぶとWebで検索できる。前回使用したほうが先に表示される。

特定の関数の使用方法

関数が入力されているセルを選択して、数式バーの[fx]と書かれているところ(関数の挿入)をクリックすると、その関数の引数を入力するダイアログボックスが現れる。関数について簡単な説明があるが、左下の[この関数のヘルプ]をクリックすると詳しい説明がある。

関数が入力されていないセルを選択して、数式バーの[fx]と書かれているところ(関数の挿入)をクリックすると、入力する関数を探すことが出来る。特定の関数を選び左下の[この関数のヘルプ]をクリックすると詳しい説明が表示される。


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