odake's web page  >>  パソコンで楽しむ  >>  パソコンの「困った!!」助け舟INDEX | 往復はがきで出欠をとりたい

パソコンの「困った!!」助け舟　Word

往復はがきで出欠をとりたい

Wordの［ページレイアウト］タブの［ページ設定］グループの［サイズ］に「往復はがき」があり、往復はがきを広げた大きさのサイズを1ページとして、往信宛名部分・返信本文などのテキストボックスを作って入力できます。しかし何かの会の出欠をとるためなら、宛先が複数になりますし、郵便番号や住所のレイアウトを考えると、ウイザードで差し込み印刷をした方が簡単に出来ると思います。Word 2007 を中心にして説明します。

表裏の2つのファイル

往復はがきは、左側が「往信の宛先」、右側が「返信の本文」の面と、「返信の宛先」と「往信の本文」の面の2つのファイルで表裏2回の印刷になります。「往信の宛先」はExcelで作ったデーターを読み込む差し込み印刷して、「返信の本文」にも同じデーターを使って返信の差出者名を差し込み印刷しておくと、返信者の記載漏れを防ぐことが出来ます。

「返信の宛先」と「往信の本文」は、固定した文書になります。

データーファイルを作る

差し込み印刷をする宛先と返信者名のデーターは、Wordでも作られますが、表ですからExcelで作った方が楽です。

1. Excelのシートで、1行目にデーターの項目（フィールド名）を［番号］［氏名］［住所1］［住所2］などと入力する。
   表のタイトル等は入力しない。表の中に項目（フィールド名）が空白の列を作らない。シート名（例えば「Sheet1」）を覚えておく。
2. 2行目以降に往復はがきを送る宛先を入力する。
   表の中に空白の行を作らない。1行に１件のデーターになり、「レコード」と言う。
3. 「○○宛先.xlsx」などと名前を付けて保存する。
   差し込み文書も同じフォルダに保存するのが都合がよいので、フォルダを新しく作った方がよい。

差し込み印刷ウイザード

Wordの［ページレイアウト］タブの［サイズ］の「往復はがき」で用紙を決め、適当にレイアウトした後で、［差し込み文書］タブの［差し込み印刷の開始］グループの［宛名の選択］コマンドをクリックし、［既存のリストを使用］を選び前項で作成したデーターファイルを指定して、［文書入力とフィールドの挿入］グループの［フィールドの対応］コマンド等で差し込み印刷文書を作ることは出来ますが、Wordに用意されているウイザードを使うと比較的簡単に出来ます。

1. Word を起動して、［差し込み文書］タブの［作成］グループの［はがき印刷］をクリック。
   ディスプレイの解像度の関係等でウィンドウ幅を狭く表示しているときは、[作成]コマンドだけが表示されていることがある。小さい三角（▼）ボタンをクリックすると、［はがき印刷］コマンドが現れる。
2. [宛名面/文面の選択]の四角のボタンをクリックすると、はがき宛名ウィザードが開始するので、［次へ］ボタンをクリック。
   Word 2010/2013 では、前項の［はがき印刷］をクリックしたとき、宛名面と文面の選択メニューが出る。以降は画面・文面が少し違うが Word 2007 とほぼ同じ操作になる。
3. ［どのはがきを使用しますか?］で、「往復はがき」を選択、［背景にはがきを表示する］にチェックを入れて、［次へ］ボタンをクリック。
   ［次へ］ボタンではなく［完了］ボタンをクリックすると、ウイザードが終了し宛名のレイアウトされたWordの画面になる。1枚だけなら文字を入力して完成できる。
4. ［縦書き/横書き］選択画面でどちらかのオプションボタンをクリックして黒点を入れ［次へ］ボタンをクリック。
   下の［差出人の郵便番号を住所の上に印刷する］のチェックボックスにはチェックが入っていないのが初期値で赤い枠の中に入ります。チェックを入れると住所の上に入ります。
5. ［宛名/差出人のフォント］の画面でフォントを指定して［次へ］ボタンをクリック。小さい三角（▼）ボタンでフォントの一覧が出るので選択するが、見本が表示されないので予め使用するフォントを決めておくと良い。
   下に縦書き時の［宛名/差出人住所の数字を漢数字に変換する］チェックボックスがありチェックが入っているのが初期値。
6. ［差出人情報の入力］の画面で必要な項目を入力して［次へ］ボタンをクリック。
   宛名を手書きで記載するときは、ここで［完了］ボタンをクリックする。［差出人を印刷する］チェックボックスにチェックが入っているのが初期値。文面に差出人を記載するときはチェックを外し、他の入力をしないで［次へ］ボタンをクリック。
7. 宛名を差し込み印刷する設定をする。Excelで作った宛先のデーターを使うときは、［他の住所録ファイルを差し込む］のオプションボタンをクリックして、黒点を入れ、［参照］ボタンをクリックして先に作成し保存しておいた「○○宛先.xlsx」ファイルを指定する。［宛名の敬称］を選択して［次へ］ボタンをクリック。
8. 以上で完了したので［完了］ボタンをクリックすると、［テーブルの選択］という宛名のデーターファイルのシート（Sheet1等）を選ぶ画面になります。選んで［OK］ボタンをクリック。
   ［先頭行をタイトル行として使用する］にチェックが入っているのが初期値

以上で差し込み文書が完成しました。［差し込み文書］タグの［結果のプレビュー］グループの［結果のプレビュー］コマンドで往信部分に宛名が入力されて表示されます。レコード（数字）の左右の横向き三角をクリックすると前後のレコードが表示されます。

返信者住所氏名の差し込みフィールド

往信の宛名の右側は、返信の文面になります。テキストボックスが作られていますから、その中に出欠の表示や近況を書くスペースを作り、返信者住所氏名の差し込みフィールドを次により入力しておきます。

1. 返信者住所1を入力するところにカーソルを入れておく。
2. ［差し込み文書］タグの［文書入力とフィールドの挿入］グループの［差し込みフィールドの挿入］コマンドの右の小さい三角ボタン（▼）をクリック。
3. ブルダウンメニューの［住所1］をクリック。
4. 同様に住所2と氏名のフィールドを挿入する
5. フォントサイズなどの書式は、選択して［ホーム］タグで編集できる。

保存

差し込み文書の保存は通常の文書の保存と同じですが、差し込むデーターファイルとセットになりますので、文書作成の前にフォルダを用意して、データーファイル（この場合「○○宛先.xlsx」）を保存しておき、同じフォルダに差し込み文書（例えば「○○往信.docx」）を保存します。差し込み文書とデーターファイルの関係は変更しないように注意します。
作成してからどちらかのファイルの保存場所を変更すると、データ-を読み込むことができなくなり、フィールドの対応という作業が必要になります。

印刷

印刷は通常の印刷方法では、最初の宛先だけが印刷されます。

差し込み印刷をするには、［差し込み文書］タグの［完了］グループの［完了と差し込み］コマンドをクリックし、［文書の印刷］をクリックします。

［プリンタに差し込み］ウインドウで［すべて］のオプションボタンをクリックして、［OK］ボタンをクリックすると、［印刷］ダイアログボックスが開きます。

印刷位置の調整

ウイザードの最後の画面で、
はがきへの印刷位置がずれてしまう場合は、［アドイン］タブの［ユーザー設定のツールバー］の［レイアウト］ボタンを使用して調整してください
とありました。

［アドイン］タグは他にアドインがインストールされていない為か全部［ユーザー設定のツールバー］になっていて、ここでも差し込み文書を編集できます。［レイアウト］では、差し込む部分のフォントを変更できます。印刷位置の調整は宛先の郵便番号の位置の調整ができます。実際に印刷してみて枠から外れているときに利用します。

Word 2010/2013の場合［はがき宛名面印刷］タブ

Word 2010/2013の場合は、ウイザードの最後の画面に
はがきへの印刷位置がずれてしまう場合は、［はがき宛名面印刷］タブの［編集］グループから［レイアウトの微調整］コマンドを使用してを使用して調整してください。
と表示されます。［完了］ボタンを押すと新しい［はがき宛名面印刷］タブが表示されます。このタブでは、Word 2007 の［アドイン］タグの［ユーザー設定のツールバー］よりも分かり易く操作できるようになっています。

「返信の宛先」と「往信の本文」

差し込み文書の印刷が終わったら、その裏面が、「返信の宛先」と「往信の本文」になります。固定した文書で差し込み文書ではありませんから、通常の作り方、印刷方法で問題ありません。

折角往信のファイルがあるのですから、「○○往信.docx」を開き別名で「○○返信.docx」と名前を付けて保存して、宛先郵便番号住所氏名のところをそれぞれ選択して返信先に変更するとフィールドはなくなります。（敬称は「行」に変更。）差出人は削除し、右側の文面は案内文書に変更し上書き保存します。