年賀状の作成・送付・受領は年1回のことですが、年末年始の忙しいときに処理しなければならないし、毎年のことですからパソコンを使うと便利です。
市販のいろいろの「筆XXXX」というソフトがありますが、ソフトごとに手順が違い他のソフトを使っている人と情報の共有が出来ません。誰でもが簡単に手に入れることの出来るフリーソフトを使うと、仲間と情報を共有できます。費用がかからないことと自分で使い方を少し工夫するところが良いです。
ここでは年賀状を送るあて先の管理を[nengaAP]、あて先の印刷を[APrint]、裏の文面を OpenOffice.org(オープンソース)のワープロソフト[Writer]を使います。さらに必要なら画像処理ソフトの[Pixia]・[JTrim]・[OpenOffice.org Draw]などが使用できます。
フリーソフトと言っても OpenOffice.org はオープンソース・ソフトウェアです。
オープンソースについては、[OpenOffice.org 初めての人のためのページ] 「オープンオフィスの入り口」に説明があります。
2007-12-5にリリースされた最新版はOpenOffice.org 2.3.1 で危弱性が修正されています。次のURLからダウンロードできます。
http://ja.openoffice.org/download/2.3.1/ 日本語のページです。
Windows のJRE付き122MBをパソコンの適当なフォルダにダウンロードします。(別にJava無しがありますが何れ必要になるでしょう)私の場合(2.2.1 110MB)で10分位かかりました。
以下は少し前のバージョン OpenOffice 2.2.1 の場合です。
すべてのプログラムに登録されている筈ですが、私の場合見つかりませんでしたけれど、どれかのフォルダを右クリックして[名前順に並べ替え]で並べ替えたら、[OpenOffice.org 2.2]フォルダが見つかりました。
[OpenOffice.org 2.2]フォルダの中のどれかのアプリケーションを起動して、メニューバーの[ヘルプ]→[更新のチェック]をクリックすると、インターネットに接続して新しいバージョンに更新できます。
エープリントと読みます。作者の無限夢源さんのサイトは、http://hp.vector.co.jp/authors/VA018451/ で、「自作フリーソフト」のリンクをクリックして、http://hp.vector.co.jp/authors/VA018451/freesoft.htm から「インストーラあり」(aprint911.exe)か「インストーラなし」(Aprint911.lzh)のファイルをダウンロードできます。ベクターのサイトからは、http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se130034.html で「インストーラあり」(aprint911.exe)をダウンロードできます。
「インストーラあり」(aprint911.exe)は自己解凍型でダウンロードしたファイルをダブルクリックすれば、既定値ではC:\Program Files\Aprint\にインストールされます。レジストリに登録されますので削除する時はコントロールパネルのプログラムの追加と削除から削除します。 レジストリ?
「インストーラなし」(Aprint90.lzh)の方は解凍ソフトで適当なフォルダに解凍します。Aprint.exeを実行すれば起動します。デスクトップにショートカットを作ったり、プログラムメニューに登録したりすればレジストリに書き込まれます。
「インストーラあり」「インストーラなし」いずれもこのソフトは、使用すれば設定などをレジストリに書き込むようになっています。(HTML Project2 はHTML Project2 のフォルダのSetting というフォルダにファイルを作っています)ということは「インストーラなし」を使用して削除する時は[プログラムの追加と削除]から削除できませんから、
レジストリのキー(\HKEY_CURRENT_USER\Software\mugenmugen\Aprint)を手動で削除することになります。私は「インストーラあり」(aprint90.exe)でインストールしました。
フリーソフトと言っても「お気に召して、作者を支援してやろうと思って戴けましたら、カンパをよろしくお願いいたします。」というカンパウエァです。カンパは1,155円でベクターのシェアレジから送金することになります。
作者のKakasyさんのサイトは、WIN道具箱ですが、年賀APのダウンロードはVectorのサイト http://www.vector.co.jp/soft/win95/writing/se350604.html からできます。nengaAP 1.4 を圧縮したnengaap.lzh 94,901Bytes を解凍すると、[nengaap]フォルダが出来てnengaAP.exe と Readme.txt の1つのファイルが出来ます。
Readme.txt はこのソフトの説明ですから読んでおきます。このソフトにはヘルプがありません。Readme.txt に書いてありますが、「おせっかいおばさん 元気いっぱい!!」のサイトに詳しい解説「年賀APのコツ」があります。
[nengaap]フォルダをCドライブのProgram Files フォルダにおいて、プログラムメニューに登録します。
[APrint] と連携するために [APrint]フォルダの実行ファイルAprint.exe のショートカット(Aprint.lnk)を作り[nengaap]フォルダの中におきます。これで[nengaAP]から[APrint]を起動できます。
郵便番号検索と住所チェックをするために、ゆうびんホームページにもありますが、このソフトに合った郵便番号ファイルを、Aprint のサイトhttp://hp.vector.co.jp/authors/VA018451/freesoft.htmから次のファイルをダウンします。毎月更新されているそうです。
住所ファイルAPJUSHO.EXE 1,011kbyte、 事業所ファイルAPJIGYO.EXE 467kbyt。
何れも自己解凍型圧縮ファイルですからダブルクリックして、Aprint フォルダの中に解凍します。
Aprint も nengaAP も起動するとどちらもデータの入力画面が現れますが、住所録のデータ入力や管理はnengaAP で、印刷は Aprintでやると良いようです。
あて先データは[APrint][nengaAP]どちらの画面からも入力できますが、1件ずつ入力するのは大変ですし、すでにExcelのデーターを持っているときはCSVファイルにして利用できます。
CSVファイルとは:Comma Separated Value の略。テキスト形式のため、エディタやワープロなどで編集することができます。データをカンマ[,]で区切ったデータを並べたファイル形式で、表計算・データーベースソフトで扱います。
APrintで読み込めるCSVファイルにしないと、nengaAPでも読めません。まず1件だけデータを入力して、どんなファイルか調べてみます。
これでデータが1個出来たので、[ファイル]→[新規作成]でファイルの種類を[CSV]にして保存します。Excelでファイルを開いてみます。列毎の項目名の無い1行だけのファイルですが、手持ちのExcelの住所録を、このファイルのようなデータの列の順序に組み直してAprintのデータファイルにすれば良い訳です。
Excel・OpenOffice.org Calc などの表計算ソフトで、下記のような表を作りファイルの種類を[CSV(カンマ区切り)]とし、ファイル名を[XXXX.csv](XXXXは任意の文字列)として保存します。表の1行目は項目名でなく最初のデーターにします。
これ以外の列に入力してあると APrint で扱えません。
手持ちのExcelなどの住所録は上の[APrintのデータ]の様になっていないと思います。「筆XXXX」などで使う住所録はCSVファイルに保存できれば、Excelなどの表計算ソフトで取り扱えます。
データのない項目は空白の列を挿入して作ります。
列の順序が違うときは、空白列を作って、列毎にコピー&貼り付けをします。
不要の列を削除します。
判りやすいように1行目に項目名を表示して列を組み直し、出来上がってから1行目を削除します。
[敬称]は「様」をオートフィルでコピーし、必要により「先生」などに修正出来ます。APrintのスピンボタン(黒い三角)はいろいろな敬称が出ますが、nengaAPのスピンボタンは「様」と「先生」だけが初期値です。必要により「ちゃん」など入力されたものが追加されます。
[連名]で姓を入れない場合は、スペースを入れておいた方が揃って見やすくなります。
上で作った[XXXX.csv]ファイルは、このままでAPrintで読み込み葉書に連続印刷できますが、「今年は喪中で賀状を送らない。」「こちらから送ってないが賀状を受け取った。」などの整理が出来て、あて先データの中で「年賀状をまとめて送るところ」を送信用のファイルにできるのが[nengaAP]です。
上で保存された3つのファイルはExcelで開くと内容を見ることが出来ます。
上の3つのファイルの他に nengaAP で扱うファイルに[XXXX_imp.csv]があります。他の住所録管理ソフトとデータをやり取り(インポート)するためのファイルで普段は使用しません。
[XXXX.csv]と[XXXX_nos.csv]の列は同じ構造です。
[XXXX.csv]はAPrintのデータで作ったファイルとファイル名は同じですが、、送信する(宛名を印刷する)データが入っていて内容が違います。[送信履歴]の一番新しい(最終年の)文字で送るように入力してないとこのファイルに入らないで、送らない[XXXX_nos.csv]に入ってしまいます。
葉書に印刷するときに APrint を使い、データの入力・変更・管理には nengaAP を使います。
[XXXX_nen.csv]はデータの構造が違いますから APrint では読み込めません。nengaAP で追加するデータと[送信履歴][受信履歴]のデータが入っています。
[XXXX.csv]・[XXXX_nos.csv]と[XXXX_nen.csv]は構造が違いますが、[登録名]で関連付けられていて nengaAP で開くとどのファイルでもすべてのデータが読み込まれます。
[XXXX_nen.csv]は次の追加データと管理データがあります。
1行目のみ 管理データ
2行目以降 追加データ
APrint では名前に入力した文字が登録名になるのが初期値のようですが、名前の読みを登録名にした方が、順序が整理されて判り易くなります。
名前の読みの前に「親戚」「職場」「友人」などを識別できるアルファベットなどの記号をつけるとグループごとにまとめて表示できます。
同一人を職場と私宅と2箇所のデータを用意するときは、名前の読みの後に識別できる文字を追加すると同じ場所に連続して表示されます。
登録名は重複しない方が良い。というより重複できないと考えた方が良いでしょう。
登録名の変更は APrint ではなく、nengaAP で行います。Windows の IME 機能で、既に入力されている漢字を「かな」に変えることができます。漢字の部分を選択反転させた状態で、「前候補変換(次候補)」のキー(スペースキーの右隣)を押すと、変換をやり直すことができます。変換のメニューが出たところで、「Esc」キーを押すとひらがなに戻ります。
[送信履歴][受信履歴]とも1年分のデータは、全角1文字、半角2文字以下となっていますが半角1文字を入力すると文字の前へスペースが自動的に入ります。1年毎のデータに見えますが、送受それぞれ1行の文字列になっています。半角2文字を入力するときは[送信履歴](または[受信履歴])ボタンをクリックし、[自由編集]ボタンをクリックして入力します。
[送信履歴]の一番新しい(最後の)文字で[送る][送らない]の判断をします。最後の文字が「□」、空白(スペース文字、表示は□)、「後」、「出」、「送」の場合「送る」と判断され、[XXXX.csv]ファイルにデータが入ります。
[nengaAP]の画面で履歴を入力する場合、[オプション操作]ボタンをクリックして[履歴記号の半角→全角特殊変換入力]にチェックを入れると、半角文字1字入力で定められた全角文字を入力できます。
このチェックが入っていると[履歴更新時の初期状態]の右に[*]が表示され全角文字入力、入っていないと[ー]が表示され半角文字入力になります。
[ツールヒントの表示]もチェックを入れておくとマウスをツールにポイントすると操作のヒントが表示されます。
例えば、
これらの一覧は、[履歴更新時の初期状態]の右の[*]をクリックすると表示されます。
[−]の場合はオプション操作で切り替えてない状態なので、右クリックでオプション操作を切り替えられます。
この nengaAP は過去4年間の送受記録を見ながら年賀状を「送る」「送らない」の区別を入力して、「送る」あて先を APrintへ渡し一括印刷出来ます。
しかし、受け取ってから送ってなかったあて先へ[後]と入力して印刷しょうとすると、APrint で読める[XXXX.csv]ファイル(送るあて先)では、最初から[送]で送ったものと[後]と両方あり、[後]だけ印刷することは出来ません。
後から何日に送ったのかも履歴として判ったほうが良いと思います。[年賀状を受領後の処理]で触れます。
入力の方法が面倒のように感じますが、一度操作出来るようになれば継続して使っていけます。
nengaAP でデータを入力・整理した後[ファイル書込]ボタンをクリックすると、APrint と nengaAP 両方で読める[送る]データのある[XXXX.csv]と[送らない]データのある[XXXX_nos.csv]と、APrint では読めない(nengaAP で読める)[XXXX_nen.csv]が出来ます。
nengaAP で[XXXX.csv]か[XXXX_nos.csv]を読み込んでも、電話番号や送受の履歴のある[XXXX_nen.csv]と結合して開きます。
nengaAP で作成したデーターですが、葉書の表書きのプレビューが表示されますので、一枚々々を点検します。
画面上の[あて先]オプションボタンを選択します。
ページ番号の横向きの三角ボタンで一枚ずつ切り替えて確認します。
印刷する合計枚数は、ページ番号の[>>]印をクリックすると最後のページに移動するのでページ数が判ります。
訂正が必要になったらAPrintでも修正できますが、nengaAP で行ったほうが無難です。設定により[名前]を変更すると、[登録名]も変更されることがあります。
[登録名]は必ずnengaAP で修正します。APrintで変更すると他のファイルとの結合が切れてしまいます。
APrint のデーターの上書き保存は、メニューバーの[編集]→[データ上書き]です。
プレビュー画面を見ながらレイアウトを変更します。
差出人のファイルを作ります。
データが揃ったら試し印刷して、郵便番号が枠の中央に入っているか、文字の大きさのバランスが良いかなどを確かめます。
一括印刷をするときは[1件印刷]のチェックボックスにチェックをはずします。
[ページ番号]の[>>]ボタンをクリックして枚数を確認し、枚数分の年賀葉書を用意してメニューバーの[メニュー]→[印刷]で印刷します。
差出人を切り替えて印刷することも出来ますが、APrint の印刷は[印刷範囲]が[すべて]だけで[ページ指定]が出来ません。一括印刷の場合は送信履歴を工夫して[XXXX.csv]ファイルを差し出し人毎に用意しなければなりません。
OpenOffice.org Writer を起動します。タスクトレイ(デスクトップ画面右下の時計が表示されている部分)に[OpenOffice.org クイック起動]のアイコンがある場合は、右クリックして[文書ドキュメント]をクリックすると起動が早いかもしれません。
OpenOffice.org の6個のアプリケーションのどれかをを最初に起動すると、[OpenOffice.org 2.2へようこそ]というウィンドウが開きます。
使い方は、日本語のヘルプがあります。Webに情報(http://ja.openoffice.org/#tipsなど)もありますし,q_a(http://oooug.jp/faq/)もあります。また、「オープンガイドブック OpenOffice.org 2.0」が2,000円で販売され、PDF版(約10MB)をダウンロードできます。メーカーによるサポートはありませんが、必要ならソースネクストで販売している、「スタースイート8」を購入(3,970円)する方法もあります。
マイクロソフトのWord の機能はほとんどありますが、メニューの場所が違ったりダイアログボックスの表示が少しずつ違ったりします。ファイルの互換(Wordのファイル*.docを読み込む)の細かい設定も出来ますが、使い馴れることが一番の薬です。
ページスタイルの設定は、メニューバーの[書式]→[ページ]で行います。
[ページ]タブと[行数と文字数]タブで殆どのページの設定が出来ます。
[ページ]タブの[用紙サイズ]の[書式]リストボックスに「はがき」はありませんので、[ユーザー]を選択し幅 100mm 高さ 148mm に設定します。
長さの単位が[ミリメートル]でないときは、メニューバーの[ツール]→[オプション]で左ペインの[OpenOffice.org Writer]の[+]印をクリックして開き[全般]をクリックして、[設定][使う単位]のプルダウンリストから[ミリメートル]を選びます。
[配置]はプリンタに葉書を置く方向で[縦]を選びます。
[文字の方向]は横書きなら[左から右へ(横書き)]、縦書きなら[右から左へ(縦書き)]を選びます。
[余白]はできるだけ少なく5ミリメートル位にしたいところですが、下が11.4mm位になります。
ページの設定が出来たら文字を入力します。設定は文字入力後でも変更できます。
はがきは限られた範囲に必要な文章を入れるので、文字入力後レイアウトを変更したり文章を書き換えたりして、全体の配置を整えます。
行間隔はメニューの[書式]→[段落]の[インデントと行間隔]タブで設定します。単位を[ミリメートル]にしてありますので段落の上下はミリですが、行間は行単位と[固定][最小][行間余白]はミリ単位です。
インデントもミリ単位ですが、編集画面のルーラーを使って入力した文字に合わせて設定できます。
横書きのページの中に縦書き(縦書きのページの中に横書き)を入れるときは、挿入する箇所にカーソルを入れて、メニューの[挿入]→[枠]の[種類]タブで、[サイズ]の中の[幅]の[自動]、[高さ]の[自動サイズ]のチェックボックスにチェックを入れ、最低の値を適当に入れて、[オプション]タブの[属性]で[文字の方向]のプルダウンリストから適当な方向を選択します。
枠の中に文字を入力すると枠が広がります。緑色のハンドルをドラッグすれば大きさを変更できます。枠を選択しているとき(緑色のハンドルが見えるとき)と枠の中に文字を入力できるカーソルがあるときは、それぞれ必要な枠のツールバーが表示されます。
いろいろな画像ファイルに対応しています。BMP,JPG,GIF,PNG,TIFF,WMFなどの他コダック社のphoto CDのPCD,アドビ社のPhotoShopのPSDなどに対応しています。
貼り付け方は、メニューの[挿入]→[画像]→[ファイルから]で画像ファイルを選択できます。
画像を貼り付けた後は、[枠]と同じように大きさを変更したり、画像のツールバーでフィルタや明度・コントラスト色調・透過性などを調整できます。
nengaAP の受信履歴に受領した印を入力しますが、翌年送るか送らないかの判断の参考にするために、受領日付を入力します。
日付は全角1文字にします。半角1文字を入力した場合文字の前に半角スペースが自動的に入ります。
[オプション操作]ボタンをクリックして[履歴記号の半角→全角特殊変換入力]にチェックを入れてあると、履歴のテキストボックスに半角2文字は入力できません。
半角数字2文字を入れる方法は、[履歴更新時の初期状態]の右の[*]を右クリックして[−]にして入力する方法と次の方法があります。
年賀状を送ってない人から受けとった場合、こちらから追加して送るとき[送信履歴]の[X]を[後]に変更して、APrint で[1件印刷]で1枚ずつ印刷できます。
これまでの方法の送信履歴は、喪中の[喪]と送らない[X]と、まとめて年内に送った[送]と、受け取ってから送った[後]の4通りです。APrint で送るデータのあるXXXX.csvを開くと[送]と[後]のデータがあり、[後]だけを印刷するには送るデータを表示させ[1件印刷]にチェックを入れて1枚ずつ印刷します。
連続して追加印刷するには、まとめて一括印刷した[送]の履歴を送信しない表示(送・出・後・空白(または□)以外の例えば送った日付など)に変更する必要があります。
1件ずつ変更入力しても良いが、件数が多いときは大変です。一括変更する方法は今のところ nengaAP にはありませんので、エディタを使えます。
送信履歴の[送]を[25]などに変更して nengaAP で[ファイル書き込み]ボタンをクリックすると、XXXX.csv から送ったデータがなくなり(XXXX_nos.csv に入ります。)、追加送付する[後]だけになり、APrint で一括印刷できます。
[後]も送った日付に変更しておくと、受領日とともに翌年送るか送らないかの判断するのに参考することができます。
件数が少なければ1件ずつ変更した方が楽です。